E-Mails und GoBD

E-MAIL-ARCHIVIERUNG – AB DEM 01.01.2017 ENDET DIE GESETZLICHE SCHONFRIST

Mit dem Schreiben vom 14. November 2014, den „Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)“ hat das BMF dargelegt, welche Vorgaben aus Sicht der Finanzverwaltung an IT-gestützte Prozesse zu stellen sind. Die GoBD lösen die bisher gültigen GoBS sowie die GDPdU ab.
(Quelle: www.bundesfinanzministerium.de).

Das wichtigste im Überblick:

1. E-Mails sind aufewahrungspfichtig

2. E-Mails sind elektronisch aufzubewahren

3. Dateianhänge sind im Original aufzubewahren

4. E-Mail lediglich als Transportmittel

5. E-Mails sind zu indexieren

6. E-Mails sind unverändert zu archivieren

7. Die Konvertierung von E-Mails unterliegt spezifschen Vorgaben

8. Der Umgang mit E-Mails ist zu dokumentieren

9. E-Mails unterliegen dem Recht auf Datenzugriff

10. Rechnungen als E-Mail sind zulässig

IT-Kron “löst” ihre Verpflichtung durch automatische Onlineablagesysteme.

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